خلاصه کتاب مقدمات مدیریت آموزشی

مقدمات مدیریت آموزشی
تالیف: دکتر علی علاقه بند

مقدمات مدیریت آموزشی(ویراست پنجم): خلاصه کتاب: ناشر:روان- نوبت چاپ سی و یکم- شمارگان:۵۰۰۰ جلد – لیتوگرافی چاپ و صحافی:طیف نگار- تاریخ نشر:زمستان۱۳۸۵- متخلص کننده:مهدی ملاک- سازمان و مدیریت: سازمان هنگامی پدید میاید که عده ای از افراد هدف مشترکی داشته باشند بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند مایل باشند که

برای نیل به ان هدف همکاری نمایند.

تعریف سازمان
سازمان عبارت است از هماهنگی معقول عده ای از افراد که از طریق تقسیم وظایف و برقراری روابط منظم و منطقی برای تحقق هدف مشترکی بطور پیوسته فعالیت می کنند
نظام همکاری میان افراد در صورتی که به اقتضای شرایط زندگی اجتماعی و بطور خودجوش پدید اید سازمان اجتماعی و در صورتی که از روی قصد و هدف آگاهانه به وجود اید سازمان رسمی نامیده می شود

خصوصیات مشترک سازمان ها
۱_سازمان ها هدف دارند یعنی برای دستیابی به مقاصد معینی به وجود میایند
۲_سازمان ها از ترکیب اجتماعی افرادی که به صورت گروهی همکاری می کنند تشکیل میشود
۳_سازمان ها بطور پیوسته و مستمر عمل میکنند
۴_سازمان ها فعالیت های خود را از راه تفکیک وظایف و از روی برنامه و با استفاده از منابع مالی و مادی و دانش و فن و ابزار انجام می دهند
۵_سازمان ها بعنوان واحد های یکپارچه فعالیت های منظم و ساختمند و کار خود را بطور عقلانی و منطقی هماهنگ و هدایت میکنند

تعریف مدیریت
مدیریت فن و هنری قدیمی است در گذشته های دور عمدتا به وسیله سلاطین وزیران روحانیون و فرماندهان نظامی و در گذشته های نزدیک توسط مدیران تجاری و دولتی بکار می آمد

مدیریت از دیدگاه بزرگان علم مدیریت
مدیریت عبارتست از:
۱_هنر انجام دادن کار به وسیله دیگران(فالت۱۹۲۴)
۲_فراگرد هماهنگ سازی فعالیت های فردی و گروهی برای تحقق هدف های گروهی (دانلی و همکاران۱۹۷۱)
۳_ایجاد محیطی موثر برای افرادی که در گروه های رسمی سازمانی فعالیت می کنند(کونتز و اودانل۱۹۷۲)
۴_کار کردن با و به وسیله افراد و گروه ها برای تحقق هدف های سازمانی(هرسی و بلانچارد ۱۹۷۲)
۵_هماهنگ سازی منابع انسانی و مادی در جهت تحقق هدف ها(کاست و رزنزویگ۱۹۷۴)
۶_فراگرد تصمیم گیری و برنامه ریزی و سازمان دهی و رهبری و کنترل منابع انسانی مالی و مادی و اطلاعاتی سازمان بمنظور تحقق اثر بخش و کارامد هدف های ان(گریفین ۱۹۸۷)

کارکردهای مدیریت
کارکرد های مدیریت به صورت های متفاوتی طبقه بندی شده اند.این تفاوت ها معمولا ناشی از میزان اهمیت کارکرد های در نزد صاحب نظران است یا غالبا ناشی از اصطلاحات مختلفی است که برای توصیف آنها بکار برده میشود
نخستین بار هنری فایول مدیریت را به کار کرد های پنجگانه زیر تفکیک و تعریف کرد:
۱_برنامه ریزی:یعنی پیش نگری و تدارکات وسایل برای عملیات آینده
۲_سازمان دهی:یعنی ترکیب و تخصیص افراد و منابع دیگر بمنظور انجام دادن کار
۳_فرماندهی:یعنی هدایت و جهت دهی افراد در انجام دادن کار
۴_هماهنگی:یعنی وحدت و یگانگی بخشیدن به همه کوشش ها و فعالیت ها
۵_کنترل(نظارت):یعنی رسیدگی به اینکه آیا کلیه امور و فعالیت ها مطابق با مقررات و دستورات صورت میگیرند یا نه.
در کتابهای درسی غالبا از اصطلاح ساختگی ((p o s d c o r bبرای معرفی وظایف مدیریت استفاده میشود۰این اصطلاح از ترکیب سر کلمه۱_ planning برنامه ریزی۲_organizing سازمان دهی ۳_commanding فرماندهی ۴_coordinating هماهنگی ۵_controlling کنترل(نظارت) ۶_ staffingکارگزینی ۷_reporting گزارش دهی(ارتباط) ۸_budgetting بودجه بندی به زبان انگلیسی ساخته شده است۰
امروزه در اغلب کتابهای درسی کاکردهای مدیریت به ۱_برنامه ریزی ۲_سازمان دهی۳_هدایت ) رهبری (leading5_کنترل(نظارت) تفکیک میشود۰

فصل دوم: تصمیم گیری و برنامه ریزی

تصمیم گیری:تصمیم گیری فراگرد گزینش شیوه عمل خاصی برای حل یک مشکل بزرگ است (استونر۱۹۸۲).تصمیم گیریهای سازمانی را به دو گروه میتوان طبقه بندی کرد.
تصمیم گیری های معمول(با برنامه)مثلا تصمیم گیری برای تعیین حقوق کارمند جدید.
تصمیمات غیر معمول (بی برنامه)با مسایل و مشکلات جدید و غیر عادی سر و کار دارند.ملاک غیر معمول بودن تصمیم تکراری نبودن و فقدان رویه های معین برای اتخاذ ان است.بسیاری از وظایف مدیریت مثل برنامه ریزی و بودجه بندی مستلزم تصمیم گیری غیر معمول است.
مراحل تصمیم گیری:
۱_تعریف و تشخیص مسئله یا مشکل
۲_دست یابی به راه حل های فرضی
۳_ارزشیابی راه حل هایی و گزینش راه حل یا شیوه عمل مناسب
۴_اجرای تصمیم و باز نگری

برنامه ریزی
برنامه ریزی فراگرد تصمیم گیری درباره کار و فعالیت در آینده است به بیان دیگر برنامه ریزی عبارتست از فراگرد تعیین و تعریف هدف ها و تدارک اقدامات و وسایلی است که تحقق هدف ها را میسر میسازد.
برنامه ریزی شامل مراحل زیر است:
۱_هدف گذاری:تعیین هدف ها و اولویت آنها
۲_پیش نگری:بررسی و پیش بینی منابع و امکانات لازم برای تحقق هدف ها
۳_بودجه بندی:تشخیص فعالیت ها و اقداماتی که با استفاده از منابع و امکانات صورت خواهد گرفت(تبدیل امکانات به اقدامات عملی دقیق)
۴_تعیین خط و مشی ها:روش ها و ملاک های عملیات
هدف گذاری
هدف نتیجه مطلوبی است که رفتار در جهت ان هدایت میشود۰
عبارتها و اظهار اتی که چیستی هدف ها را بیان می کنند هدفهای لفظی نامیده میشود
عبارتها و اظهاراتی که چیستی هدفها را بیان میکند را هدفهای لفظی نامیده میشوند۰
نتایجی که رفتار عملا در جهت آنها هدایت میشود هدفهای واقعی را تشکیل میدهند۰
تعیین هدفها و تحقق آنها تابع شرایطی و ظوابطی است
۱_هدفها باید سنجش پذیر باشند۰
۲_هدفها باید تحقق پذیر باشند۰
۳_هدفها باید پذیرفتنی باشند۰
۴_هدفها باید همخوانی و توافق داشته باشند۰

پیش نگری
تعریف پیش نگری پیش نگری عبارت از فراگرد استفاده از اطلاعات گذشته و حال برای تخمین شرایط و رویدادهای آینده

بودجه بندی

بودجه به زبان ساده برنامه است که مشخص میکند چه مقدار از کل منابع به اهداف خاصی اختصاص خواهد یافت۰ به عبارت دیگر بودجه نشان میدهد که منابع سازمانی در یک دوره زمانی معین برای انجام فعالیتهای مخصوص سازمانی چگونه تخصیص یافته است۰

انواع برنامه ها

سازمانها برای انجام دادن فعالیتهای خود به انواع برنامه نیاز دارد۰ برنامه ها را به طرق مختلف طبقه بندی میکنند _دایمی _موقت_مدت دار _راهبردی_عملیاتی
از متداولترین برنامه های دایمی عبارت اند از هدف ها_خط مشی ها _استانداردها_رویه ها_روشها_مقررات

۱_هدف ها را قبلا توضیح دادیم ۰

۲ _خط مشی خط مشی بازتاب هدفهای سازمان و رهنمود کلی اجرای عملیات است که چارچوبی برای تصمیم گیریها عملیاتی فراهم میسازد۰

۳_استاندارد ملاکی که بتوان چیزی را با ان مقایسه کرد استاندارد نامیده میشود۰مثلا(هر معلم به طور متوسط ۲۰ ساعت در هفته تدریس کند) یک استاندارد برای سنجش عملکرد معلمان محسوب میشود
۴_رویه عبارت است از تعیین مراحل یا گامهای متوالی پیوسته برای انجام دادن یک وظیفه مثلا مراحل انتخاب دروس و ثبت نام دانشجو در هر نیم سال تحصیلی در یک دانشگاه۰
۵_روش عبارت است از تعیین چگونگی انجام دادن کار در هر یک از مراحل رویه۰هر گام از رویه مستلزم روش خاصی است۰
۶_مقررات احکامی صریحی که بیان می کنند در موقعیتهای معینی چه باید کرد یا نباید کرد مقررات نامیده می شوند مثال مشهور مقررات عبارت است از توقف ممنوع این احکام و الگوهای رفتاری مخصوصی را مشخص می کنند و هیچ گونه تبعیض یا چون و چرایی را جایز نمیشمارند۰
۷_برنامه موقت یا تک کاربردی برای هدف مخصوص یا دوره زمانی معینی طراحی می شود و احتمالا به همان صورت در آینده تکرار نخواهد شد۰ وقتی که هدف تحقق یافت یا زمان سپری شد برنامه متوقف میشود یا مورد تجدید نظر قرار میگرد۰ آشنا ترین برنامه موقت بودجه است۰

برنامه های مدت دار
برنامه ها با توجه به دامنه زمانی آنها نیز طبقه بندی میشوند ۰از این لحاظ سه نوع برنامه ریزی وجود دارد کوتاه مدت میان مدت بلند مدت
مدیران برای هدایت عملیات جاری برنامه ریزی میکنند (کوتاه مدت) برای تداوم و استمرار عملیات برنامه تهیه می کنند (میان مدت) و بالاخره تمهیداتی برای رشد و توسعه فعالیتهای سازمان و بقای ان تدارک می بینند (برنامه بلند مدت)

برنامه های راهبردی و عملیاتی
برنامه راهبردی(استراتژیک) دارای چارچوب زمانی نسبتا طولانی و قلمرو وسیعی است در بالاترین سطح سازمان تهیه و تدوین می شود شامل تعیین هدفهای سازمانی و ناظر به فعالیتهای تمام واحدهای سازمان است۰
برنامه عملیاتی دارای دامنه زمانی کوتاه و قلمرو محدودی است در سطوح پایین سازمان طراحی می شود و در ان طرق و روشهای تحقق هدفهای سازمان مورد توجه قرار می گیرد۰

اهمیت برنامه ریزی
برنامه ریزی در مدیریت از اهمیت زیادی برخوردار است۰ این اهمیت از آنجا ناشی می شود که برنامه ریزی موثر رفتار مدیریت و سازمان را عملا و عمیقا تحت تاثیر قرار می دهد و کنترل موثر فعالیتهای سازمانی را امکان پذیر می سازد ۰ برنامه ها مبانی لازم را برای هماهنگی و رهبری و کنترل به وجود می آورند و با مشخص کردن جوانب عملی و رفتاری فعالیتهای سازمان (یعنی۰ چه کسی۰ چه را۰ کجا۰ چه موقع۰ چگونه باید انجام بدهد) بلاتکلیفی را کاهش
می دهند ۰

فصل سوم: سازمان دهی
سازمان دهی یعنی فرآگرد نظم ترتیب دادن به کار و فعالیت و تقسیم و تکلیف ان به افراد به منظور انجام دادن کار و تحقق هدف های معین ۰ نتیجه سازمان دهی ایجاد ساختار سازمان است۰ساختار سازمان :روابطی منظم و منطقی که لازمه عملیات اعضای سازمان است به وجود می اورد۰
فراگرد سازمانی
۱_تشخیص فعالیتهای لازم برای رسیدن به هدف ها و اجرای برنامه ها ۰
۲_گروه بندی فعالیتها با توجه به منابع انسانی و مادی موجود و تشخیص بهترین طریقه استفاده از آنها ۰
۳_دادن اختیار عمل و حق دستور دهی و تصمیم گیری برای انجام دادن کار به مسئول گروه۰
۴_ارتباط دادن واحدها (گروه بندی ها) به یکدیگر به صورت عمودی و افقی از طریق روابط اختیار شبکه ارتباطی و نظام اطلاعاتی ۰
هماهنگی
هماهنگی عبارت است از فراگرد ایجاد وحدت و یگانگی میان فعالیتهای واحدهای مختلف سازمان به نحوی که هدفهای سازمان به طور اثر بخش تحقق یابند۰
تقویض اختیار: عبارت است از انتقال و مسئولیت رسمی از مافوق به زیر دست برای انجام دادن وظایف خاص۰ واگذاری اختیار مسئولیت موجب می شود که سازمان به صورت موثرتری فعالیت کند۰

سازمانهای متمرکز و نا متمرکز
سازمانی که اغلب اختیارات تصمیم گیری در دست مدیران بالاترین رده سازمانی است سازمان ((متمرکز))نامیده می شود و سازمانی که در ان اختیارات تصمیم گیری در رده های مختلف پراکنده است سازمان((نا متمرکز)) می گویند۰
فصل چهارم ارتباط رهبری کنترل
نخستین هدف ارتباط در سازمانها ایجاد هماهنگی و یگانگی در فعالیتهای سازمانی است۰ ارتباط اعمال و رفتارهای اعضا و واحدهای سازمانی را همسو و یگانه می سازد۰ بدون ان سازمان به مجموعه افرادی که جدا از هم کار میکنند مبدل مشود۰
تعریف ارتباط
ارتباط به زبان ساده به انتقال معنای و اطلاعات از شخصی به شخص دیگری اطلاق میشود ۰ یا به طور کلی ارتباط عبارت است از انتقال معانی اطلاعات (پیام) از شخص و گروه یا سازمانی (فرستنده پیام) به شخص گروه یا سازمانی دیگر (گیرنده پیام)۰
فراگرد ارتباط
توصیف و تحلیل فراگرد ارتباط به سه عنصر فرستنده و پیام و گیرنده نا کافی است ۰ عوامل و عناصری دیگری نیز در امر ارتباط دخالت دارند که بر پیچیدگی ان می افزایند۰
فرستنده پیام
آغازگر ارتباط است که قصد دارد درباره نیاز/ خواست / اندیشه / اطلاعی / با کسی یا کسانی مرابطه برقرار کند مثلا مدیری که می خواهد کارکنان سازمان را از تصمیم جدید خود درباره اضافه کار مطلع سازد یا معلمی که می خواهد درس بدهد۰
کد گذاری (encoding)
برای اینکه فرستنده اندیشه یا اطلاع خود را قابل انتقال سازد باید ان را به قالب تشخیصی درآورد۰مثلا اندیشه یا اطلاع خود به زبان گفتاری یا نوشتاری بیان کند۰ این عمل به کد گذاری اطلاع تعبیر می شود(در عمل کد گذاری / از علایم / نشانه ها / تصاویر / اعداد / ارقام / ایما / اشاره/ حرکات رفتاری و غیره که برای مخاطب قابل تشخیص و درک باشند استفاده می کنند)

پیام (message )
به طور کلی معنا یا اطلاعی که در جریان ارتباط منتقل می گردد پیام نامیده میشود ۰ شکل پیام را عمل کد گذاری مشخص می کند ۰ در نتیجه پیام به صورتی در می آید که گیرنده بتواند به مدد حواس و تجربه خود ان را دریافت و درک کند۰ پیام به صورت شفاهی از طریق شنیدن و به صورت کتبی از طریق خواندن قابل درک است۰
رسانه (medium )
رسانه وسیله انتقال پیام است (امواج صوتی برای انتقال گفتار / کاغذ برای انتقال نوشتار / امواج نور برای انتقال تصاویر و دیدار حرکات و رفتار)۰ رسانه محمل انتقال پیام به گیرنده است و باید متناسب با پیام انتخاب شود۰
گیرنده پیام
کسی است که با حواس خود پیام را دریافت و درک می کند ۰ گیرنده ممکن است یک فرد یا افرادی بی شماری باشند۰ وقتی که مدیری بخشنامه صادر می کند همه افراد سازمان گیرنده پیام محسوب می شوند یا وقتی که مدیر به معاون خود یادداشت می دهد فرد معاون گیرنده پیام است۰
کد برداری(decoding)
فراگرد تفسیر پیام و برگردان ان به صورت اطلاعی که برای گیرنده معنادار شود کد برداری نامیده می شود ۰ کد برداری تحت تاثیر انتظارات و تجربه گیرنده و تفسیر شخصی او از علایم و حرکات و میزان آشنای او با کد گذاری فرستنده قرار می گیرد ۰ مثلا گیرنده پیامی را که به یک زبان بیگانه نوشته شده است را نمیتواند کد برداری کند۰
عوامل مزاحم
هر عاملی که در جریان ارتباط مداخله کرده ان را مبهم و غیر قابل درک سازد مزاحم تلقی می شود ۰ این عوامل ممکن است در هر مرحله از ارتباط دخالت کنند :بی دقتی در کد گذاری و کد برداری / نا مفهوم صحبت کردن / خیلی آهسته صحبت کردن / سر و صداهای مزاحم ضمن انتقال پیام (مثل پارازیت رادیویی) که حواس شنونده را پرت می کنند و ۰۰۰ ۰
بازخورد (feed back )
اطلاع از تاثیری که پیام در نزد گیرنده داشته باز خورد نامیده می شود
باز خورد عکس جریان ارتباط اصلی که طی ان واکنش یا پیام گیرنده و کد گذاری و از طریق همان رسانه به فرستنده اصلی ارسال می شود که او به نوبه خود ان را کد برداری و درک می کند۰
ارتباط در سازمانها
موارد زیر موضوعهای مناسب ارتباط سازمانی محسوب می شود:
۱_اطلاعات کلی درباره سازمان (اهداف/خط مشی ها /خدمات یا فعالیتهای اساسی سازمان)
۲_اطلاعات راجع به امور و مشاغل کارکنان از قبیل : مرخصی ها / ترفیع و نظام دستمزد و ۰۰۰
۳_اطلاعات راجع به تغییرات سازمانی نظیر تغییر مدیریت / خط مشی ها /روشها / رویه ها و۰۰۰
۴_اطلاعات راجع به تغییرات در زمینه های سیاستهای اقتصادی جامعه و تغییرات سیاسی و ۰۰۰
 برقراری ارتباط موثر در مدیریت مستلزم رعایت نکات زیر است:
۱_هر مدیری در وهله اول باید اگاه باشد که به چه منظوری می خواهد ارتباط برقرار کند۰
۲_آنگاه پیام خود را بدون هیچ گونه ابهامی در قالب زبان یا علایم قابل تشخیص و درک بیان نماید۰
۳_قبل از برقراری ارتباط اطلاعات لازم و کافی درباره مخاطبان و زمینه و شرایط کار آنان به دست آورد تا بتواند قابلیت پذیرش پیام خود پیش بینی کند زیرا هر گونه عدم آمادگی از سوی مخاطبان احتمال برقراری ارتباط موثر را به طور قابل ملاحظه ای کاهش خواهد داد۰
۴_پس از ان رسانه و طریقه مناسب برای انتقال پیام را انتخاب کند۰
۵_سرانجام پس از برقراری ارتباط به تاثیر دریافت و درک پیام در نزد مخاطبان توجه نماید۰
رهبری
هدف از رهبری در مدیریت راهنمایی زیر دستان در جهت بهتر فهمیدن هدفهای سازمان و بر انگیختن آنها به کار و فعالیت موثر است۰
تعریف رهبری
رهبری فراگرد اثر گذاری و نفوذ در رفتار زیر دستان برای هدایت آنها در ایفای وظایف سازمانی است۰ مدیر برای ایفای وظیفه رهبری با زیر دستان خود رابطه برقرار کند به سرپرستی آنها می پردازد انگیزه کار و فعالیت در آنها به وجود می آورد به حل اختلافات آنها می پردازد و به اقتضا تغییراتی در شرایط کار آنان پدید می آورد۰
 رهبری در سازمانها از سه ویژگی برخودار است (استونر ۱۹۸۲)
۱_رهبری مستلزم وجود پیروانی یا زیر دستانی است که دستورات شخص رهبر را با میل و اراده بپذیرند ۰ در اثر این پذیرش امر رهبری امکان پذیر می شود۰
مدیر بدون پذیرش زیر دستان فاقد خصوصیات رهبری است۰
۲_در جریان رهبری قدرت رهبر و زیر دستان نا برابر است ۰ رهبر اختیار دارد که فعالیتهای زیر دستان را هدایت کند ولی آنها نمی توانند فعالیتهای رهبر را هدایت کنند۰
۳_رهبر سازمانی علاوه بر اینکه به طور قانونی رفتار زیر دستان را هدایت می کند همچنین می تواند اعمال نفوذ کند و بر رفتار آنها اثر بگذارد ۰به عبارت دیگر مدیری که از جانب زیر دستان به عنوان رهبر پذیرفته شده نه فقط می تواند به آنها بگوید چه بکنند بلکه همچنین می تواند آنان را از لحاظ نحوه اجرای دستور تحت تاثیر قرار دهند۰
شایستگیهای رهبری
برای رهبری اثر بخش بر رفتار زیر دستان صاحبنظران رفتار سازمانی به شایستگیهای سه گانه زیر تاکید کرده اند (هرسی و بلانچارد۱۹۸۸)
۱_تشخیص : توانا بودن مدیر به فهم موقعیتی که می کوشد تحت تاثیر قرار دهد۰ تشخیص یک توانایی شناختی که مبنای آن فهم موقعیت فعلی و پیش بینی موقعیت آینده میسر می شود۰
۲_سازگاری:توانا بودن مدیر به انطباق رفتار خود که و منابعی که در اختیار دارد با شرایط و عوامل موجود در موقعیت است به طوری که موجب تغییر موقعیت موجود شده و تحقق وضع مطلوب را تسهیل نماید۰سازگاری و انطباق یک توانایی رفتاری است۰
۳_ارتباط :توانا بودن مدیر به برقراری با دیگران به طوری که آنها بتوانند به آسانی منظور او را بفهمد و بپذیرد۰
نظریه های رهبری
مطالعات سابقه طولانی دارد ۰در این بحث چون مفهوم رهبری به طور کلی مورد بحث نیست از این رو فقط به سه شیوه مهم مطالعه و توضیح رهبری در مدیریت به اجمال اشاره می کنیم۰
۱_شیوه اول بر ان است که رهبری از مجموعه از خصوصیت های شخصی نظیر هوش/ جاذبه / قاطعیت / جدیت / شجاعت / صداقت / اعتماد به نفس و غیره ناشی می شود۰ولی سالها مطالعه و تحقیق نشان داده که افرادی از لحاظ رهبری شهرت پیدا می کنند خصوصیت های کاملا متفاوتی دارند
۲_شیوه دوم در صدد تشخیص رفتارهای مرتبط با رهبری است۰
وقتی معلوم شد رهبران اثر بخش ظاهرا خصوصیت یا ویژگی برجسته مشترکی ندارند توجه به رفتارهای ویژه آنان معطوف می شود ۰به عبارت دیگر طرفداران این شیوه کوشیدند با مشاهده رفتار و اعمال رهبران موفق مشخص کنند که آنها که آنها با زیر دستان خود در زمینه تقویض مسئولیت برقراری ارتباط ایجاد انگیزه اعمال نظارت و غیره چگونه رفتار می کنند ۰
۳_ شیوه سوم در مطالعات رهبری در صدد تشخیص عواملی است که در موقعیتهای رهبری موجبات اثر بخشی رفتار رهبران را فراهم می سازد ۰
مثلا یک گروه از عواملی که در موقعیتهای رهبری موثر شناخته شده اند عبارت اند از: ۱) سبک و انتظارات رهبر ۲) انتظارات و رفتار فرا دستان ۳)سبک انتظارت و رفتار زیر دستان ۴)شرایط لازم برای انجام وظایف ۵) ارزشها و انتظارات سازمان ۶)انتظارت و رفتار همترازان (هرسی و بلانچارد ترجمه دکتر علی علاقه بند ۱۳۶۵)

کنترل و نظارت
برنامه ریزی سازمانی هر اندازه که با دقت و ملاحظه کاری صورت گیرد تضمینی وجود ندارد که آن گونه که باید و شاید اجرا شود۰ از این رو لازم است که مدیریت سازمان از راه پیگیری امور و مشاهده عملیات سازمانی از اجرای برنامه ها اطمینان حاصل نماید۰ این پیگیری اصطلاحا کنترل یا نظارت نامیده می شود
تعریف کنترل
کنترل عبارت است از تشخیص این که اقدامات و فعالیتهای سازمان تا چه اندازه در جهت هدفها و مطابق با موازین پیش بینی شده است۰
فراگرد کنترل
فراگرد کنترل یا نظارت شامل چهار مرحله است:
۱)تعیین ملاکها و روشهای سنجش و اندازه گیری فعالیتها۰(هدفها و ملاکها۰)
۲)نظارت عملکردها و فعالیتها و سنجش و اندازه گیری آنها۰(سنجش عملکرد)
۳)مقایسه نتایج حاصله از سنجش عملکردها با ملاکها و هدفهای تعیین شده۰
(مقایسه عملکردها با ملاکها۰)
۴)اقدام برای تصحیح عملکردها۰ (اصلاح یا تغییر)
انواع کنترل
فراگردهای کنترل در سازمان را می توان تحت سه عنوان طبقه بندی کرد:
۱) کنترل مقدماتی(یا پیشگیر)
چنان که از نام ان پیداست می کوشد که از بروز انحرافات در گردش کار سازمان جلوگیری کند
۲)کنترل همگام عملیات
برای اطمینان از اینکه هدفها پیگیری و برنامه طبق موازین پیش بینی شده اجرا می شود ناظر به عملیات جاری سازمان است۰
۳)کنترل نهایی
بر اطلاعات حاصله از نتایج نهایی کار و فعالیت سازمانی مبتنی و به این منظور صورت می گیرد که انحرافات احتمالی را پس از وقوع تشخیص داده اصلاح کند۰
فصل پنجم مکتب ها و نظریه های مدیریت

مدیریت عملی
فردریک تیلور (۱۹۱۵_۱۸۵۶) بنیانگذار این نهضت مدیریت را به عنوان یک علم تعریف و با تاکید بر مدیریت در سطح وظایف عملیاتی اصول زیر را مطرح کرد:
الف_گسترش علم آگاهی از کار۰
ب_انتخاب کارکنان بر مبنای علمی و افزایش مداوم مهارت انها۰
ج_همانگ کردن علم کار با کارکنان که مبنای علمی انتخاب شده و آموزش دیده اند
د_تقسیم منطقی کار و مسئولیت آن میان کارکنان و مدیران که در ان مسئولیت برنامه ریزی و سازمان دهی بر عهده مدیران است۰
مدیریت اداری (administrative management)
هانری فایول (۱۹۲۵_۱۸۴۱) فرانسوی بنیانگذار این مکتب کارکردهای مدیریت را به صورت برنامه ریزی سازماندهی فرماندهی هماهنگی و کنترل تعیین اصول چهارده گانه ای برای مدیریت سازمانها پیشنهاد کرد۰
فایول معتقد بود که کاربرد این اصول به تجربه و مهارت مدیران و شرایط و موقعیت کار آنان بستگی دارد۰اصول مدیریت فایول به شرح زیر است:
۱)تقسیم کار
تخصصی شدن کار وسیله طبیعی تحول و پیشرفت سازمانها و جامعه های بشری است

۲)اختیار و مسئولیت
اختیار و مسئولیت باید معادل باشند۰ کسی که مسئولیت انجام دادن وظیفه ای را بر عهده می گیرد باید برای انجام دادن ان مناسب با مسئولیت اختیار (اقتدار) داشته باشد۰ فایول اختیار را به عنوان حق دستور دهی برای انجام کار تعریف کرد ۰
۳)انضباط
اعضای سازمان باید به مقررات و قوانین سازمان احترام بگذارند و از ما فوق اطاعت کنند۰
۴)وحدت دستور
هر کارمندی باید فقط از یک ما فوق دستور بگیرد و بس۰فایول معتقد بود که وجود فرماندهی دو گانه موجب تضاد و کشمکش و تزلزل در اعمال و ضعف انضباط می شود
۵)وحدت هدایت
هر گروه از فعالیتهای سازمانی که هدفی واحدی دارند باید فقط تحت یک برنامه و به وسیله یک مدیر هدایت شود۰
۶تقدم منافع عمومی بر منافع خصوصی
در هر سازمانی کل مهمتر از اجزای ان است یعنی هدفهای سازمانی بر هدفهای فردی و خصوصی ارجعیت دارند از این رو اولویت همیشه با مقاصد و منافع سازمانی است۰
۷)حق الزحمه کارکنان
پرداخت حق الزحمه کارکنان و مدیران در قبال خدماتی که انجام می دهند باید عادلانه باشد و موجبات رضایت آنان را فراهم سازد
۸)تمرکز
کاهش نقش زیر دستان در امر تصمیم گیری را تمرکز و افزایش نقش آنان در تصمیم گیری را عدم تمرکز می نامند
۹سلسله مراتب
جریان اقتدار و اختیار در امر یا زنجیر فرمان در هر سازمانی به ترتیب رتبه و مقام از بالاترین سطح مدیریت به پایین ترین سطح عملیاتی ادامه می یابد
۱۰)نظم
طبق این اصل استفاده از منابع مادی و انسانی سازمان باید تابع نظم و ترتیب دقیق و منطقی باشد
۱۱)انصاف
رفتار مدیران با زیر دستان باید مبتنی بر مقررات سازمان توام با عدالت و انصاف و دوستانه باشد.
۱۲)ثبات شغلی و استخدامی
فایول مشاهده کرده بود سازمانهای موفق معمولا از وجود گروه ثابتی از مدیران و کارکنان برخودارند۰
۱۳)ابتکار
به زیر دستان باید فرصت داده شود که در انجام وظایف خود تفکر و نو آوری و ابتکار عمل به خرج دهند۰
۱۴)روحیه گروهی
ایجاد روحیه گروهی موجب وحدت و هماهنگی سازمان می شود۰ به نظر فایول از عوامل مختلفی می توان برای ایجاد و تقویت روحیه استفاده کرد ولی مهمترین آنها وحدت فرمان و ارتباط شفاهی است
بوروکراسی
بوروکراسی یا دیوان سالاری با سازمان بزرگ و گسترده است که با عده کثیری ارباب رجوع سر و کار دارد ۰ ماکس وبر (۱۹۲۰_۱۸۶۴) جامعه شناس آلمانی ضمن مطالعه سازمانهای عصر خود مدل بوروکراسی نوع آرمانی را ارایه کرده است

بوروکراسی مدل نظری سازمانی است که دارای ویژگی های به شرح زیر است
۱)بوروکراسی نظام اداری عقلانی و منطقی است که در ان اقتدار از طریق نظام قوانین و مقررات به وسیله مقام یا منصبی که فردی ان را برعهده می گیرد اعمال می شود۰
۲)مقامهای اداری به صورت سلسله مراتبی معین می شود و هر مقام بر تمام مقامهای زیر دست ریاست می کند۰
۳)کلیه شرایط و روابط احتمالی کار به وسیله مجموعه ای از قوانین و رویه ها پیش بینی می شود۰
۴)اسناد مدارک و پرونده های تمام امور و فعالیتها بایگانی و نگهداری می شود
۵)کلیه اطلاعات به صورت کتبی نوشته و نگهداری می شود۰
۶)انتصاب کارکنان بر مبنای شایستگیهای فنی و تخصصی صورت می گیرد۰
۷)امور روابط اداری از روابط شخصی کاملا تفکیک و برای نیل به هدفهای سازمانی تقسیم کار دقیق و روشهای کار آمد پیش بینی می شود۰
۸)برای ایجاد انگیزه در کارکنان موازین دقیق حقوق ارتقای شغلی و استخدام دایم در نظر گرفته می شود۰

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

شما می‌توانید از این دستورات HTML استفاده کنید: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>